Kälviän Vesiosuuskunnan asiakasrekisterin tietosuojaseloste
1 Yleistä
Kälviän Vesiosuuskunta (Jäljempänä ”Yhtiö”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilö- tietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakasrekisteriimme (Jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa yhteyshenkilömme Veli-Pekka Ylinen veli-pekka.ylinen(at)kvok.fi
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme parhaan kykymme mukaan ilmoittaan sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty yhteystietojen osalta 26.9.2022 (alkuperäinen 25.5. 2018).
2 Rekisterinpitäjä
Nimi: Kälviän Vesiosuuskunta
Osoite: Kruutikellarinkatu 5
68300 Kälviä
Puhelin: 06 8350244
Y-tunnus:0180308-3
Tietosuojavastaava
Nimi: Veli-Pekka Ylinen
Osoite: Kruutikellarinkatu 5
68300 Kälviä
Puhelin: 044 4939556
3 Kenen henkilötietoja keräämme?
Käsittelemme Rekisterissä Yhtiön omistajajäsenten sekä yritysasiakkaiden edustajien henkilötietoja. Rekisterissämme käsittelemme myös asiakkaidemme omistamissa kiinteistöissä vuokralaisina olevien henkilötietoja. Ostopalveluna tapahtuvien väliaikaistöiden yhteydessä keräämme tietoa Rekisteriin myös henkilöilta, jotka eivät ole Yhtiön jäseniä.
4 Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?
Käsittelemme Rekisterissä seuraavia asiakkaitamme koskevia henkilötietoja
- nimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta edustamasi yritys, asema yrityksessä, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
- Lisäksi rekisterissä käsitellään tapauskohtaisesti seuraavia asiakkaaseen liitettäviä tietoja: vanhat liittymismaksunperusteet, vesimittari- ja tonttijohtotiedot, liittymismaksu, vedenkulutustiedot, kiinteistötiedot sekä muita vastaavia asiakkuuden hoitamisen ja ylläpitämisen kannalta tarvittavia tietoja.
5 Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?
Saamme rekisteriin kuuluvia henkilötietoja seuraavasti lähteistä: ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään esim. liittymissopimuksen solmimisen yhteydessä, mittarinlukukortista saadut henkilötiedot, yhteydenottopyynnöt verkkosivujemme kautta sekä edustamasi yrityksen ja Yhtiömme välisistä asiakassopimuksista. Lisäksi saamme tietoja asiakkaistamme väestörekisterikeskuksesta sekä muilta asiakassuhteen hoitamiseen liittyviltä yhteistyökumppaneilta tai palveluista (esim. kiinteistö- ja rakennusrekisteri, maistraatti).
6 Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset
Henkilötietojen käsittelyn peruste on tapauksesta riippuen alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva sopimussuhde Yhtiöömme ja sopimuksen täytäntöönpano sekä lakimääräinen velvoite hoitaa kaupungin vesilaitostoiminta lakien (vesihuoltolaki) ja viranomaismääräysten mukaisesti.
Emme jatkokäsittele henkilötietoja muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille
Voimme siirtää henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme. Tällä hetkellä yhteistyökumppaneitamme ovat:
Tili-ja Yrityspalevelu T. Maunumäki
Vesilaskutuksen hoitaminen
Kokkolan Vesi
Jätevesilaskutukseen liittyvät kiinteistöä koskevat tiedot (vesimittarin tiedot)
Posti Group
Vesimittarilukukorttien ja vesilaskujen toimittaminen
Kamstrup AJS, Tanska
Etäluettavien vesimittarien lukematietojen taltiointi
CGI Suomi Oy
Vesi- ja jätevesilaskutuksen ohjelmiston hallinnointi
Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.
Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Viranomaiset voivat tarvita henkilö – ja kiinteistötietoja esimerkiksi palontorjunnassa tai tulvasuojelussa.
8 Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Me emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet
Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietojasi säilytetään kunnes vesihuoltopalvelun tarve kiinteistössä loppuu kokonaan. Huomioithan, että henkilötietojasi voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
10 Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme
henkilötiedot; - vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojesi poistamista;
- vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi
liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu
etumme; - saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle
rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille,
käsittelemme kyseisiä henkilötieto- ja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan
automaattisesti; ja - vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.
Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan
pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsen- valtion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11 Rekisterin suojauksen periaatteet
Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytämme lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietoturvallisesti käyttämiimme järjestelmiin. Järjestelmiin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseistä tietoa työtehtävänsä hoitamiseen. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
12 Yhteydenotot
Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tasta tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Hannu Isokankankaan osoitteeseen hannu.isokangas@kvok.fi. Voit myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Kälviän Vesiosuuskunta
Veli-Pekka Ylinen
Kruutikellarinkatu 5
68300 Kälviä